إن نطاق شركة الوكالة في تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الله أثناء حجهم وزيارتهم للمشاعر المقدسة وحتى أثناء زيارتهم للمسجد النبوي بالمدينة المنورة لا يقتصر على الموانئ والمطارات والحدود المملكة العربية السعودية ولكن حتى تمتد للعمل في بعض مطارات العالم الإسلامي.
حالة عمار – القريات – عرعر – الرقعي – الخفجي – جسر الملك فهد – البطحاء – الوديعة – Al الخضرة – الطويلة – مطار الملك عبدالعزيز (3 صالات) – مطار الملك خالد بالرياض – الملك فهد مطار الدمام – مطار الأمير محمد بالمدينة المنورة – ميناء جدة الإسلامي.
أهم الخدمات
تُمثِّل “شركة الوكلاء”، الحلقة الرابطة والواصلة لمراحل الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن، وتتشرّف بتقديم خدماتها لكل حجاج بيت الله الحرام، مستلهمة الشعار الذي احتضنته وزارة الحجّ: (خدمة الحاج شرف.. أمانة.. مسؤولية)، لينطلق دورها ويبدأ باستقبال الحجاج، حيث يتم استقبال ما يزيد على مليون وثمانمائة ألف حاج كل عام، ينتمون لأكثر من مئة وخمسة وثمانين جنسية، ويقدمون من خمسمائة مدينة من جميع أرجاء العالم والترحيب بهم وإنهاء إجراءاتهم، وإرشـادهم إلـى مواقــع الخدمـات المختلفة مثل الجهات الحكومية، والبنوك، وشركات الطيران. هذا بجانب تنظيمهم، وتجميعهم حسب الجنسيات، بأماكن الانتظار المخصصة لهم في منافذ القدوم، ليتم تفويجهم في مجموعات – حسب حمولة الحافلات، وأماكن سكنهم، ومجموعات الخدمة الميدانية التي تقوم بخدمتهم، وتذليل جميع المصاعب التي قد تواجههم خلال وجودهم في منافذ القدوم المختلفة، حيث قامت “شركة الوكلاء” ومنذ عدة سنوات، ببناء مقار لها بهذه المنافذ، وتأهيل وتجهيز بعض مقارها وتزويدها بالآليات والمعدات وكافة متطلبات التشغيل الماديّة والبشريّة اللازمة، والتي مكنت من استيعاب الأعداد المتزايدة من الحجاج وخدمتهم.
نقل الأمتعة
كما تتضمّن أعمالهم، نقل أمتعة الحجاج في منافذ القدوم، وتأمين الأعداد الكافية واللازمة من العمال، والعربات الكبيرة، والصغيرة، والقاطرات الكهربائية، والرافعات الآلية. وكذلك تسجيل بيانات جميع الحجاج القادمين بالحاسب الآلي، ونقلها لوزارة الحج والعمرة، التي تعمل شركة الوكلاء بإشرافها وتحت مظلتها، حيث يتم نقل هذه البيانات آلياً إليها، لتمكينها من الاستعداد المسبق والمبكر لخدمتهم، كذلك تزويد الجهات الرسمية المعنية، بهذه البيانات الخاصة بالحجاج عند اللزوم. كما يتم إعداد بيانات واضحة وكافية عن الحجاج، وتحديد أسماء شركات الطوافة التابعين لها، وتذليل جميع المشكلات والمعوقات بما يكفل سرعة إنهاء وإنجاز إجراءات الحجاج بكل سهولة ويسر، ومع جميع بعثات الحج الرسمية، وإبرام الاتفاقيات الثنائية التي تحدد لكل طرف ما له من حقوق وما عليه من واجبات، إلى جانب التنسيق مع مؤسسات أرباب الطوائف: (شركات أرباب الطوائف)، لتمكينها من تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، وكذلك تحقيق أفضل النتائج لضمان تفويج حجاج بيت الله عند الوصول والمغادرة بكل يسر وسهولة، والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات والشركات الناقلة لتوفير وتهيئة وسائل النقل المختلفة لنقلهم، بتوفير وسائل النقل المريحة اللازمة لنقلهم إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة، بالتنسيق مع بعثات الحج الرسمية، ومؤسسات الطوافة: (شركات الطوافة)، ومع وزارة الصحة لمتابعة حالات المرضى والمنومين في المستشفيات، وإصدار شهادات المتوفين منهم.
استيفاء أجور الخدمات
وإصدار تذاكر نقل الحجاج واستيفاء قيمتها، حيث يتم استيفاء أجور خدمات شركات أرباب الطوائف وأجور الخيام، والتنسيق في ذلك مع جميع البنوك والمصارف المحلية، وفروع البنوك في جميع أنحاء العالم، وبعثات الحج الرسمية. كما يقوم المكتب بإصدار تذاكر النقل للحجاج على مراحل تنقلاتهم المختلفة، بواسطة شركات النقل المعتمدة والتابعة للنقابة العامّة للسيّارات، والتي تقوم بنقل الحجّاج بين كل من جدة، ومكّة المكرّمة، والمشاعر المقدّسة، والمدينة المنوّرة. كما تقوم “شركة الوكلاء” بتقديم خدمات مهمة للحجاج في فترة المغادرة، وذلك بإرشادهم إلى مواقع شركات الطيران لتـأكيد حجوزاتهم، وكذلك إرشادهم إلى مواقع الخدمات المختلفة، وإلى صالات المغادرة، لضمان انسيابية حركتهم، ومنع تكدسهم في المنافذ، كما يتم التنسيق مع جميع شركات الطيران العاملة في مجال نقل الحجاج، لتأكيد حجوزات عودتهم، كما أن مساعدة الحجاج في الحالات الطارئة، وتنظيم وإنهاء إجراءات عودتهم، تعد من صميم أعمال “الوكلاء”، فتُقدّم المساعدة للحجاج عند فقدان جوازات سفرهم، أو تذاكر نقلهم، أو تذاكر سفرهم لبلادهم، كذلك تُقدم التسهيلات اللازمة في كثير من الحالات الطارئة.

التطوير والتحديث

وبما إن “الوكلاء” هم أول من يستقبل الحاج، وآخر من يودعه عائداً إلى بلاده، فقد حرصوا على أن يتركوا لدى الحاج الانطباع الجيد عن ما تعيشه المملكة العربية السعودية من نهضة شملت جميع مناحي الحياة، وفي شتى المجالات. ولذا فقد قاموا بتطوير أعمالهم، وخدماتهم، وتحديثها. فتم إنشاء شبكة معلومات متطوّرة باستخدام الحاسب الآلي، وخفض معدلات الانتظار إلى أدنى معدلاتها، وتوفير قاعدة بيانات للحجاج، كما تم توفير أحدث الآليات، والمعدات، وأعداد كبيرة من السيارات الكهربائية، وأجهزة الاتصال السلكي واللاسلكي، وغيرها من الأجهزة والمعدات الحديثة، وزيادة فاعلية فرق العمل المخصصة لإنهاء إجراءات الحجاج واستقبالهم، لبلوغ أعلى معدلات الأداء وتحقيق سرعة إنجاز تلك الإجراءات. وذلك من خلال التخطيط المُبكِّر، وإعداد الخطط التشغيلية اللازمة لاستقبال الأعداد المتوقعة من الحجاج، وتأمين الاحتياجات المطلوبة لخدمتهم من الموارد البشرية والمعدات والآليات وجميع التجهيزات.